Printing & Imaging oplossingen

Nederlandse kantoren staan vol verschillende typen printers, kopieerapparaten en faxen. Een wildgroei van vaak verouderde apparatuur, ontstaan door reorganisaties, fusies en veranderende inzichten. De beperkte rapportages geven weinig inzicht in het printerpark en de onderliggende

kostenstructuur. Terwijl de business vraagt om anders werken, meer flexibiliteit en mobiliteit. Maar ook: efficient gebruik van apparatuur, kostenreductie en standaardisatie. 86% van de bedrijven blijkt de kosten van printen en kopieën te willen verlagen. Maar waar te beginnen?

MSA-ICT kan u snel inzicht verschaffen met de Printing Quick Scan.

Hoe bereken je de werkelijke kosten van printing?

Om hier een helder en compleet antwoord op te geven heeft Gartner het Document Cost Model ontwikkeld. Hierin wordt een aantal typen kosten onderscheiden:

1. Kwantificeerbare en zichtbare kosten 

•  Kosten voor o.a. apparatuur, supplies, service en papier, vaak omgerekend in Cost Per Page.

2. Kwantificeerbare, maar niet zichtbare kosten

• Kosten voor bijvoorbeeld helpdesk calls, installatiekosten, printservers, trainingskosten.

3. Niet kwantificeerbare en niet zichtbare kosten

• Loonkosten van de gebruiker, bestelkosten, vendor management, afval.

De grootste besparingen haalt u niet uit de direct zichtbare kosten. Zo bestaat slechts 27% van de totale kosten uit hardware. Voor een structurele kostenbesparing is het noodzakelijk inzage te verkrijgen in alle componenten van het Document Cost Model. De Printing Quick Scan kijkt dan ook niet alleen naar de directe kosten, maar naar alle kosten componenten.

Met de Printing Quick Scan identificeert MSA-ICT voor u de mogelijke

kostenbesparingen in uw printer- en copierpark. Dit snelle onderzoek brengt een aantal direct te

implementeren quick wins in kaart. Besparingen op zowel directe als indirecte kosten.

De Printing Quick Scan maakt gebruik van de krachtige softwaretool HP Web Jetadmin. Met deze software brengt uw Office Printing Specialist uw imaging- en printingomgeving in kaart. De software wordt door uw Office Printing Specialist en in samenwerking met uw eigen IT-organisatie geïnstalleerd. Vervolgens verzamelt Web Jetadmin gedurende een periode van minimaal 1 maand data over het printgebruik in uw organisatie. Deze data wordt met analysesoftware verwerkt tot overzichtelijke grafieken in een managementrapportage. Daarbij rekent MSA-ICT u voor welke besparingen er direct gerealiseerd kunnen worden.

Wat wordt precies onderzocht?

Bij een Printing Quick Scan wordt verbruiksdata verzameld over:

•  Alle aangesloten en niet-aangesloten apparaten, zowel HP als niet-HP

 Apparaatnaam, type, IP adres, kleurverbruik,

verbruik A3/A4

•  Het aantal prints en kopie‘n gedurende de meetperiode

•  Gemiddeld dekkingspercentage

•  Door middel van een floorwalk wordt er gekeken naar de optimale mix van apparaten

Naast de gegevens uit Web Jetadmin wordt er door MSA-ICT tijdens een afspraak data verzameld over afschrijving, supplies, contracten, etc. Zo krijgt u in relatief korte tijd een gedetailleerd beeld van uw printer- en copierpark.

Hoeveel tijd kost een Quick Scan?

Voor een representatief onderzoek is het noodzakelijk minimaal 1 maand verbruiksgegevens te verzamelen.

Wie doet een Quick Scan?

 

•  MSA-ICT installeert en configureert Web Jetadmin, in samenwerking met uw IT-organisatie
•  Uw IT-manager dient aanwezig zijn om scan op het netwerk te begeleiden
•  Daarnaast vindt een interview plaats door onze accountmanager met uw inkoop-, uw facility en IT-manager.

Voor meer informatie en de mogelijkheden van de Printing Quickscan in uw organisatie kunt u contact opnemen via het contactformulier of bel 030-6363555.